Cómo afrontar una inspección laboral sin riesgos ni sanciones

No todas las inspecciones son iguales, y entender por qué ha llegado el inspector a tu puerta te ayudará a saber qué esperar.

Las inspecciones programadas son las más tranquilas. Forman parte de campañas que la Inspección planifica cada año por sectores, como construcción, hostelería, comercio… Suelen avisar antes, así que tienes tiempo de revisar que todo esté en su sitio. Son como un examen del que conoces la fecha.

Las inspecciones por denuncia llegan porque alguien ha presentado una queja. Puede ser un trabajador actual, uno que ya no está en la empresa o incluso un competidor. El inspector viene buscando algo concreto, por ejemplo un despido que no cuadra, salarios impagados, condiciones laborales irregulares, etc. Estas suelen aparecer sin avisar.

Las inspecciones de oficio son las más impredecibles. La Inspección decide venir por su cuenta, porque algo les ha llamado la atención en vuestros datos de cotización, porque ha habido un accidente o porque os toca. Sin más. ¿Y qué pueden revisar? Pues casi todo. Contratos, nóminas, horarios, seguridad laboral, papeles de extranjería, subcontratas, entre otras cosas. La Inspección tiene potestad para meter la nariz en cualquier cosa relacionada con las relaciones laborales. Su trabajo es vigilar que se cumple la ley. Y sí, tienen autoridad real para sancionar si encuentran problemas.

Por eso es tan importante estar preparados. No tengas miedo a las inspecciones, solo asegúrate de que todo esté en orden. Si para esto necesitas ayuda, cuenta con nuestro equipo.

Aquí viene la parte práctica. Si la Inspección llama a tu puerta y tú puedes presentar toda la documentación sin buscar papeles por cajones durante media hora, ya has ganado medio partido.

¿Qué te van a pedir seguro?

• Los contratos de trabajo, todos. Firmados, comunicados al SEPE en plazo y bien archivados. Incluye tanto los actuales como los antiguos si te los solicitan.
• Las nóminas, con la firma de cada trabajador y ajustadas al convenio que te toque. Guarda siempre las copias junto con los justificantes de pago.
• Los seguros sociales (TC1 y TC2) de todos los meses, con su sellito de Hacienda o el justificante de envío electrónico.
• El registro de jornada. Desde 2019 esto es obligatorio y es uno de los puntos que más miran. Entrada, salida, cada día, cada trabajador. Durante cuatro años. Y tiene que estar accesible en cualquier momento. Si esto falla, la multa está casi asegurada.
• Toda la documentación de prevención de riesgos laborales: evaluación de riesgos, plan de prevención, formación en seguridad, vigilancia de la salud, equipos de protección… La PRL es seria, y la Inspección lo sabe.
• El calendario laboral visible en un sitio donde todo el mundo pueda verlo, con festivos, vacaciones y horarios bien claros.
• El libro de visitas, aunque ahora sea digital. El inspector necesita poder escribir en él.
• Permisos de trabajo y residencia si tienes trabajadores extranjeros. Todo al día, sin excepciones.

Tener todo esto ordenado no es solo para quedar bien delante del inspector. Es que te salva de multas innecesarias. Y además transmite algo muy importante, y es que tu empresa va en serio.

Si te agobia gestionar todo este papeleo, tranquilo. En nuestra asesoría laboral en Huesca nos encargamos de que todo esté siempre al día. Para que tú puedas dedicarte a lo tuyo sin preocuparte de si falta algún papel.

Vale, el inspector ya está aquí. ¿Y ahora qué?

Primero, pídele la acreditación. Tiene que identificarse y enseñarte su carné oficial. Es tu derecho y es de sentido común. No abras la puerta a nadie sin estar seguro de quién es.

Una vez dentro, tu trabajo es colaborar. Déjale pasar, enséñale lo que pida y contesta a sus preguntas con claridad. Intentar esconder cosas o poner trabas solo complica las cosas y puede convertir una visita rutinaria en un problema gordo.

Si no tienes algún documento a mano en ese momento, no pasa nada. Puedes pedir un plazo razonable para aportarlo. Lo que no puedes es negarte sin más.

Al final de la visita tendrás que firmar el acta. Ojo, firmar no significa que estés de acuerdo con todo. Solo que te han informado de las conclusiones. Si no estás conforme con algo, hazlo constar ahí mismo o en un escrito aparte.

Ahora bien, también tienes derechos. Puedes estar presente durante toda la inspección o pedir que te represente tu asesor laboral (de hecho, es muy recomendable). El inspector debe explicarte con claridad por qué está ahí y qué está revisando. Y si encuentra alguna irregularidad, recuerda que tienes derecho a presentar alegaciones.

Un consejo de los que vienen de la experiencia es que mantengas la calma. Los inspectores son funcionarios haciendo su trabajo. Tratarles bien y colaborar puede abrir puertas a soluciones más flexibles. Ponerse a la defensiva o discutir rara vez ayuda.

Si recibes una notificación de inspección, llámanos cuanto antes. Nuestros asesores te pueden acompañar en todo el proceso, desde preparar la documentación hasta representarte durante la visita. Cuanto más tiempo tengamos, mejor preparados estaremos.

Vamos a hablar claro. Las multas de la Inspección pueden doler. Y mucho. Dependiendo de lo que encuentren, pueden ir desde unos cientos de euros hasta cifras que te hacen sudar frío. En casos muy graves, pueden incluso cerrar de forma temporal tu negocio. O dejarte sin ayudas públicas.

Las infracciones se dividen en tres niveles:

• Infracciones leves. Pequeños errores de papeles, retrasos en comunicaciones, despistes administrativos. Multas entre 60 y 625 euros por trabajador afectado.
• Infracciones graves. No tener contratos por escrito, no entregar nóminas, no llevar el registro de jornada, no cotizar bien, etc. Aquí hablamos de entre 626 y 6.250 euros por trabajador.
• Infracciones muy graves. Trabajadores sin contrato, sin alta en la Seguridad Social, discriminación, acoso, accidentes graves por no cumplir con seguridad… Las multas arrancan en 6.251 euros y pueden llegar hasta más de 225.000.

¿Se puede evitar? Sí. Casi siempre.

• Revisa tu documentación con regularidad. No esperes a que llegue la Inspección para darte cuenta de que algo falla.
• Lleva el registro de jornada en serio. Es el punto que más sanciones genera ahora mismo. Si usas un sistema digital, perfecto. Si lo haces en papel, que sea riguroso. Pero hazlo.
• Asegúrate de aplicar bien tu convenio colectivo. Muchas multas vienen de pagar por debajo de lo establecido sin saberlo.
• Cumple los plazos. Altas, contratos, comunicaciones… Todo tiene su momento. Llegar tarde sale caro.
• Y la más importante es delegar en asesores. Llevar la gestión laboral de una empresa no es fácil. La normativa cambia muy rápido y un error puede costarte una sanción que te fastidie el mes.

En HM Asesoría llevamos más de 50 años evitando que nuestros clientes se coman multas innecesarias. Contáctanos y trabaja tranquilo.

La visita ha terminado y el inspector se ha ido. ¿Y ahora?

Si todo está correcto, respira aliviado y sigue adelante. Pero si ha encontrado algún problema, todavía tienes margen de actuación.

A veces el inspector te da un requerimiento, donde te dice «corrige esto en X días y no pasa nada». Es una segunda oportunidad que no debes desaprovechar. Cumple el requerimiento dentro del plazo, aporta las pruebas y asunto resuelto.

Si abre un expediente sancionador, la cosa va más en serio. Ahí tienes 15 días hábiles para presentar alegaciones. Este es tu momento de defenderte, aportar pruebas y explicar tu versión. Las alegaciones bien hechas funcionan. De verdad.

Aquí no vale improvisar. Necesitas argumentos sólidos, base legal y saber qué criterios aplica la Inspección. Por eso contar con un asesor laboral experimentado marca la diferencia real entre comerte la multa entera o reducirla (o incluso anularla).

Si aun así te sancionan y crees que es injusto, puedes recurrir. Primero con un recurso de alzada ante el órgano superior. Y si tampoco funciona, queda la vía judicial con el recurso contencioso-administrativo. Pero aquí ya necesitas abogado sí o sí.