Control de jornada en el teletrabajo: errores que detecta Inspección
- El teletrabajo va a más. Ya lleva siendo, desde hace unos años, el mejor aliado de empresas y trabajadores. Porque supone flexibilidad, ahorro de costes y una mejora a la hora de conciliar. Ahora bien, también hay que cumplir una serie de obligaciones que no siempre se gestionan de forma correcta.
- Una de las más importantes, y que más problemas genera, es el control de jornada en entornos de trabajo remoto.
- En HM Asesores vemos que algunas empresas creen que, por teletrabajar, el registro horario es opcional. Y vemos sistemas de fichaje que no se usan bien, o simples hojas de Excel que no cumplen con la normativa. Y la Inspección de Trabajo está poniendo el foco justo ahí.
- Para que te resulte más fácil darte cuenta de posibles errores, vamos a explicarte cuáles son aquellos que está detectando la Inspección. Y además, qué exige la ley y cómo puedes evitar sanciones innecesarias si tienes personas trabajando a distancia.
¿Tienes dudas sobre el control de jornada en teletrabajo en tu empresa? En HM Asesores te ayudamos a cumplir la normativa y evitar sanciones. Contáctanos o infórmate sobre nuestro servicio de asesoría laboral.
La obligación del registro horario en entornos remotos
Hay que dejar claro algo, el teletrabajo no exime del control horario. La obligación de registrar la jornada laboral sigue siendo la misma que en el trabajo presencial.
Todas las empresas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores, lo que incluye:
- Hora de inicio.
- Hora de finalización.
- Registro fiable y accesible.
Y esto aplica también cuando el trabajo se realiza desde casa, en modalidad híbrida o en remoto al 100 %.
La empresa debe conservar estos registros durante al menos cuatro años y tenerlos disponibles ante una posible inspección. No contar con ellos, o hacerlo de forma incorrecta, se considera infracción.
Así que, si tienes teletrabajo en tu empresa y no tienes un sistema de registro claro, es el momento de revisarlo.
Herramientas válidas para fichar a distancia
No todas las herramientas sirven. Y este es otro de los puntos donde la Inspección de Trabajo suele detectar errores.
Un sistema válido de registro horario en teletrabajo debe cumplir varios requisitos:
- Ser fiable.
- No permitir manipulaciones.
- Registrar los datos de forma automática.
- Permitir el acceso a la información cuando se solicite.
¿Qué ejemplos de sistemas válidos hay?
- Aplicaciones de fichaje online
- Plataformas específicas de control horario
- Softwares integrados con la gestión laboral
Lo importante no es tanto la herramienta en sí, sino cómo se usa y qué garantías ofrece.
¿Y qué no suele ser válido?
- Hojas de Excel rellenadas a final de mes.
- Registros hechos “a posteriori”.
- Sistemas que permiten modificar horas sin dejar rastro.
- Correos electrónicos informales como único control.
En el teletrabajo, además, es clave que el sistema sea sencillo y accesible, para evitar que el fichaje se convierta en una carga, o se haga de forma incorrecta por desconocimiento.
Desde HM Asesores ayudamos a las empresas a elegir e implantar sistemas de registro horario adaptados a su realidad, sin complicaciones innecesarias.
Cómo evitar el fraude en el registro de horas extraordinarias
Otro de los grandes focos de la Inspección está en las horas extraordinarias no declaradas, sobre todo en el teletrabajo.
Cuando no existe un control claro de la jornada, es fácil que se produzcan excesos de horas, prolongaciones encubiertas de la jornada o, al contrario, registros ajustados que no reflejan la realidad. Ninguna de estas situaciones juega a favor de la empresa.
Para evitar problemas, lo mejor es:
- Definir de forma clara la jornada y los horarios.
- Establecer pausas y tiempos de desconexión.
- Controlar y autorizar de forma previa las horas extra.
- Reflejar las horas extraordinarias de forma real en el registro.
La Inspección cruza datos. Si detecta incoherencias entre carga de trabajo, correos enviados fuera de horario y registros perfectos, el riesgo de sanción aumenta.
Y no debemos olvidar el derecho a la desconexión digital, sobre todo relevante en el teletrabajo. No respetarlo también puede generar conflictos laborales y sanciones.
Una buena política interna, con una buena comunicación y aplicación, es la mejor forma de prevenir estos problemas.
Sanciones actuales por incumplimiento del registro de jornada
Llegamos al punto que ninguna empresa quiere leer, pero que hay que tener claro, y son las sanciones.
El incumplimiento de la obligación de registro horario se considera una infracción grave. A día de hoy, las sanciones pueden oscilar entre
751 y 7.500 euros. Por cada infracción detectada.
Y atención, porque la Inspección puede sancionar por centro de trabajo o incluso por trabajador, en función del caso. Además, si se detectan horas extraordinarias no declaradas, se pueden sumar sanciones adicionales y regularizaciones de cotizaciones.
En teletrabajo, donde la línea entre lo personal y lo laboral es más difusa, el riesgo de incumplimiento es mayor si no se actúa con criterio.
Y lo que a veces ocurre es que muchas empresas no son sancionadas por mala fe, sino por desconocimiento. O por no haber adaptado sus sistemas a la nueva realidad laboral.
Anticiparse siempre sale más barato que corregir después.
En HM Asesores, asesoría laboral integral en Huesca, ayudamos a empresas de todos los tamaños a adaptarse a la normativa laboral actual. Si tienes teletrabajo en tu empresa y no estás seguro de si cumples con la normativa, consúltanos.
